¿Cómo contestar a un cliente por correo electrónico?

contestar a un cliente por correo electrónico

Saber cómo contestar a un cliente por correo electrónico es una de las claves de éxito para cualquier negocio. Si en esta faceta crees que necesitas mejorar, en este post te ayudaremos.

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Está claro que la mayoría de empresas y emprendedores saben que el diseño, SEO y copywriting son esenciales para aumentar la cartera de clientes.

De hecho, su principal misión es cumplir con esta tarea para tener preparado al mundo online el negocio.

Pero eso no es lo único importante.

De hecho, hay otros factores que pueden determinar una venta o no.

Fruto de ello, muchos sitios tienen un diseño espectacular, el SEO les funciona y encima el copywriting de los textos web lo han enfocado muy bien.

Pero, en cambio, las ventas no se disparan. Están estancadas.

Da la sensación como si estar posicionado en los primeros resultados de búsqueda no sirviera de nada.

Muchos clientes potenciales contactan y preguntan, pero después no vuelven nunca más y la venta se queda siempre a medio camino.

¿Es lo que te está ocurriendo a ti ahora mismo?

Siendo claros, es una situación muy desagradable ver como tu negocio no evoluciona aunque tenga tráfico de visitas.

Puede ser desesperante.

Entre otras cosas porque no hay una explicación aparente que fomente esta situación.

Aunque sí la hay.

Si estás pasando por esta situación, es probable que no sepas contestar a un cliente por correo electrónico.

Y no nos referimos a la acción de enviar un email porque eso lo sabe hacer cualquiera.

Responder a un cliente por correo electrónico es mucho más que dar una simple contestación.

En realidad, es todo un sistema que debes aplicar para mejorar tus conversiones.

¿Por qué es tan importante contestar a un cliente por correo electrónico adecuadamente?

Lo primero de todo es que tienes que hacer un cambio de chip radical.

Seguramente creas que lo más importante es atraer tráfico de visitas para aumentar las ventas.

Y, en cierta medida, tienes razón.

Sin embargo, lo realmente importante no es atraer usuarios, sino fidelizarlos.

¿Qué significa esto?

Muy fácil.

Cuando un cliente potencial contacta contigo mediante correo electrónico es un gran paso.

Es un síntoma claro que está interesado en tus productos o servicios.

Su mente está preparada para comprar tu producto o contratar tu servicio.

Y esto es un dato importante a tener en cuenta porque eso significa que, si contestas a tu cliente por correo de forma adecuada, tienes todos los números para generar una conversión.

Básicamente por estos motivos:

Confía en tu marca

Le has demostrado que se puede confiar en ti y eso, en los tiempos que corren, es un privilegio.

Escribir el correo adecuado ayuda a potenciar tu marca. No lo olvides nunca.

Conecta contigo

Contestar a un cliente por correo electrónico adecuadamente, puede implicar que conecte contigo.

Entre otras cosas porque si conecta con tu personalidad, la alianza está casi garantizada.

Si conecta contigo, todo fluye mucho mejor.

Por eso es tan importante enviar siempre el mensaje adecuado siempre siendo tú mismo.

Le solucionas un problema

Muchos usuarios contactan contigo antes de tomar una decisión para solucionar dudas o problemas.

Si eres capaz de darle el asesoramiento adecuado, no solamente puedes conseguir un nuevo cliente, sino que encima sea recurrente.

Sin embargo, esto no es lo único que debes tener presente porque seguramente pienses…

“Eso ya lo estoy haciendo yo y no me está funcionando”

¿Verdad?

Esto se debe a que no estás empleando copywriting a la hora de responder un correo electrónico de tu cliente.

Y, sin copywriting, es mucho más difícil vender.

El copywriting: La clave para responder los correos de tus clientes

Muchas personas piensan que el copywriting solo se tiene que emplear en los textos de la web, en campañas publicitarias o funnel de ventas.

Y no es así.

El copywriting también es el protagonista principal a la hora de contestar a un cliente por correo electrónico.

Entre otras cosas porque el copy no consiste únicamente en escribir muy bien, sino en conocer al cliente.

Y eso implica conocer:

  • Las debilidades de tu buyer persona y también las tuyas
  • Las posibles dudas que pueda tener de tu producto o servicio
  • Lo que puedes hacer y lo que no por tu cliente

No hay nada peor que intentar solucionar un problema a un cliente y no ser capaz de hacerlo.

Esto puede repercutir en la venta definitivamente y, por tanto, tus conversiones.

Por eso el copy en los negocios es esencial y por eso saber contestar a un cliente por correo electrónico ese esencial.

10 Tips para contestar a un cliente por correo electrónico con éxito

Ahora que ya sabes lo importante que es el copy y saber contestar a un cliente por correo electrónico adecuadamente, te vamos a dar unos tips que te encantarán.

Te ayudarán a gestionar este ámbito de tu negocio con más garantías.

Lee todo el correo electrónico

Empezamos con lo más básico, pero lo más importante a su vez.

Todo el mundo hemos tenido la tentación de no leer todo el correo del cliente, ya sea porque es muy largo o porque crees de entrada lo que te está diciendo.

Y eso es un grave error.

Es tan garrafal que esto puede suponer perder una venta de forma automática.

Leer todo el correo te ayudará a entender mejor lo que te intenta decir el cliente y, sobre todo, te ayudará a tener ideas para dar una mejor respuesta.

Además, sino eres capaz de leer todo su correo ¿por qué ibas a ser capaz de solucionarle problemas?

No automatices el correo

La automatización ahorra muchas horas de trabajo, es verdad, pero no siempre es la mejor opción.

Sobre todo si tienes que atender a un cliente por primera vez.

¿Nunca te ha pasado que cuando llamas al atención al cliente y todo es automatizado sientes como si no le importaras a nadie?

Sin descontar que sientes que no te están ayudando de verdad porque no hay una persona detrás.

Pues, si lo haces tú, los demás pueden sentir lo mismo pero hacia a ti.

Y claro, esto puede suponer una mala imagen.

Debes pensar que no eres Telefónica, sino un negocio que quiere escalar y diferenciarse.

Por eso, automatizar los correos, es un grave error.

Crea una plantilla estándar

Si recibes con frecuencia muchos correos se puede convertir en una auténtica odisea.

Puedes perder mucho tiempo.

Es por eso que sería interesante tener una plantilla estándar para el saludo inicial.

Después lo suyo es personalizarlo al máximo y atender a las necesidades del cliente.

Esos segundos que parecen insignificantes, al final de la semana puede suponer horas de trabajo.

Identifica e interpreta el mensaje

Nunca sabrás el tipo de mensaje que te encontrarás.

Algunos correos pueden ser para consultar, pero otros pueden ser quejas y reclamaciones.

Debes tener presente que en cada caso tienes que actuar de una manera diferente.

No es lo mismo informar que tener que afrontar una queja, son aspectos totalmente diferentes.

Por eso es tan importante identificar el mensaje y, por eso, contestar a un cliente por correo electrónico adecuadamente es crucial.

Crea un asunto que persuada

Es posible que no seas la única opción que tiene tu posible cliente para satisfacer sus necesidades.

Lo más seguro es que haya enviado un correo a tu competencia para comparar.

¿Qué significa esto?

Muy fácil: tienes que escribir un asunto que le incite hacer clic.

Y sí, también es emplear copywriting del bueno.

Si el asunto es atractivo, si el asunto persuade, tienes todos los números de que, como mínimo, el cliente abra el correo.

Sé agradable pero no le hagas la pelota

Uno de los errores más comunes que cometen muchas personas es hacerle la pelota al cliente por tal de generar una conversión.

Eso es fatídico.

Como siempre decimos “la gente no es tonta” y saben perfectamente cuando se le dirigen con amabilidad y cuando le hacen la pelota.

¿Y qué hay de malo en eso?

Pues que si le haces la pelota denotas necesidad y, por tanto, lo lógico es que piense el cliente que estás desesperado.

Y si estás desesperado ¿eres la mejor opción para él?

Lo más seguro es que no.

Por eso, ser agradable y educado es primordial, pero en vez de hacerle la pelota muestra soluciones tangibles para el cliente.

Estructura el mensaje

El mensaje se tiene que entender a la perfección. No puede haber medias tintas en este sentido.

Si el correo no se entiende, el cliente se irá, no tiene la necesidad de preguntar algo que ni tú sabes explicar.

Tiene sentido ¿verdad?

Además, tiene que ser entretenido e interesante.

Pero, para ello, tienes que llamarle atención.

¿Cómo hacerlo? Fíjate ahora.

Secreto que debes conocer

Añade negritas en las partes más importantes del texto para que lo escanee el cliente.

Si lo que ve con las negritas le interesa, leerá todo el correo.

Expón tus dudas para ayudar a tu cliente

Si tienes dudas sobre lo que necesita el cliente, no tengas miedo a preguntar.

Denotas interés real y eso le gusta a cualquiera.

Tener dudas no implica mostrar una debilidad, sino que estás buscando soluciones.

Y esto, para cualquier cliente, es importante.

No tengas miedo del post data

Aunque parezca mentira, los post data pueden ser muy efectivos.

De hecho, la mayoría de personas suelen mirar al final del correo, por lo que la post data puede ser una estrategia muy interesante para captar la atención.

Envía enlaces, no archivos adjuntos

Enviar archivos adjuntos como un presupuesto es lo más normal del mundo.

Pero es mucho mejor que le envíes un enlace porque, por un lado, es más accesible y, por otro, no le llenas de archivos a su PC.

Además, los enlaces son perfectos para dirigir al cliente a una dirección específica donde se soluciona su duda.

Así, de paso, mientras ayudas al cliente tú ahorras tiempo.

Ahora que sabes todo esto, si sigues estos consejos estamos seguros que empezarás a conseguir mejores resultados.

Y tú ¿qué haces para responder a un cliente por correo electrónico?

Derechos de foto: Freepik

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